Se former est aujourd’hui incontournable pour renforcer ses compétences, progresser dans sa carrière ou s’adapter aux évolutions du marché du travail. Cependant, le coût d’une formation peut constituer un obstacle, que l’on soit salarié ou travailleur indépendant.
Heureusement, il existe une solution souvent méconnue : le financement par un OPCO (Opérateur de Compétences). Ces organismes ont pour mission d’accompagner les entreprises dans le financement de la formation professionnelle, en pouvant couvrir tout ou partie des frais, sous réserve de certaines conditions.
Dans cet article, nous vous expliquons simplement comment faire financer votre formation par un OPCO, à qui s’adresse ce dispositif, et quelles sont les étapes à suivre. L’objectif est de vous aider à mieux comprendre le fonctionnement des OPCO et à maximiser vos chances d’obtenir un financement pour votre projet de formation.
Qu’est-ce qu’un OPCO et à quoi sert-il ?
Définition d’un OPCO
Un OPCO, ou Opérateur de Compétences, est un organisme agréé par l’État dont la mission principale est de soutenir le financement de la formation professionnelle des salariés au sein d’une entreprise.
Chaque entreprise cotise pour la formation, et ces contributions sont gérées par l’OPCO correspondant à son secteur d’activité.
En France, il existe plusieurs OPCO, chacun étant rattaché à un secteur spécifique, comme le commerce, l’industrie, les services, le bâtiment, etc…
Ainsi, l’entreprise dépend de l’OPCO lié à sa branche professionnelle pour bénéficier de ses services et financements.
Liste des opérateurs de compétences existants (OPCO) :
- AFDAS – Culture, médias, loisirs, sport
- ATLAS – services financiers et conseil
- Cohésion sociale
- ESSFIMO – entreprises à forte intensité de main d’œuvre
- OCAPIAT – agriculture, pêche, agroalimentaire
- 2I - interindustriel
- Construction
- Mobilités
- Entreprises de proximité (OPCO EP)
- Santé
- Commerce
Le rôle des OPCO dans le financement des formations
Les OPCO ont pour mission de financer tout ou une partie des coûts liés à la formation.
Cela peut couvrir les frais pédagogiques, les frais de salaire si le salarié suit la formation sur son temps de travail, mais aussi, dans certains cas, les dépenses annexes telles que les déplacements, la nourriture ou l’hébergement.
Par ailleurs, les OPCO accompagnent les entreprises dans l’analyse de leurs besoins en compétences et dans la conception de leur plan de formation.
Leur but ultime est de soutenir le développement des compétences et l’employabilité des salariés.
Qui peut faire financer sa formation par un OPCO ?
Les salariés des entreprises privées de moins de 50 salariés, ainsi que les employeurs, notamment les TPE et PME, peuvent faire financer leur formation par un OPCO.
En revanche, les travailleurs indépendants, dirigeants non-salariés ou auto-entrepreneurs ne sont généralement pas couverts par ce dispositif, puisqu’ils relèvent d’autres mécanismes de financement (exemple : FIF PL pour les libéraux).
Les modalités de prise en charge varient en fonction de l’OPCO, de la taille de l’entreprise et du type de formation concernée.
Les étapes pour faire financer sa formation par un OPCO
Identifier son OPCO de rattachement
La première étape essentielle consiste à déterminer l’OPCO auquel l’entreprise est rattachée.
Ce rattachement dépend principalement de la convention collective applicable ou du secteur d’activité de l’entreprise.
Pour le savoir, il est généralement conseillé de consulter les documents administratifs de l’entreprise, tels que le contrat de travail ou la déclaration d’activité, où cette information est souvent mentionnée (on peut trouver avec le code APE ou NAF).
Alternativement, il est possible de se renseigner auprès de l’expert-comptable ou du service des ressources humaines, qui disposent généralement de cette donnée.
Connaître précisément son OPCO est indispensable, car chaque OPCO possède ses propres règles, critères d’éligibilité et modalités de financement.
Cette étape permet de s’assurer que la demande de financement sera adressée à l’organisme compétent, facilitant ainsi le bon déroulement du processus de prise en charge de la formation.
Cela permet également de connaître le montant maximum de la prise en charge possible concernant une formation.
Choisir une formation éligible au financement
Toutes les formations ne peuvent pas nécessairement bénéficier d’un financement par les OPCO.
Il est donc crucial de vérifier si la formation sélectionnée est éligible au dispositif.
En règle générale, les OPCO privilégient le financement des formations certifiantes, qualifiantes et directement en lien avec le poste de travail.
De plus, la formation doit être dispensée par un organisme de formation déclaré auprès des autorités compétentes et respecter les normes de qualité en vigueur (l’organisme doit être validé par QUALIOPI).
Avant de procéder à l’inscription, il est fortement recommandé de confirmer l’éligibilité de la formation auprès de son OPCO.
Cela permet d’éviter toute déception ou obstacle lors de la demande de financement.
Déposer une demande de prise en charge
Une fois la formation sélectionnée, l’entreprise doit soumettre une demande de financement à son OPCO.
Cette démarche se réalise généralement en ligne via la plateforme dédiée de l’organisme.
Le dossier à fournir comprend souvent le programme de la formation (détaillant le nombre d’heures, les objectifs pédagogiques, les moyens pédagogiques mis à disposition, le prix, etc…), un devis détaillé ou une convention de formation entre l’organisme et l’entreprise, les dates prévues ainsi que les informations relatives au salarié concerné (nom, prénom, date de naissance, n° de SS, qualité du salarié, niveau de diplôme actuel, etc…).
Afin de faire financer sa formation par un OPCO, il est essentiel de déposer une demande avant le début de celle-ci, car les OPCO n’accordent pas forcément de financements pour les formations déjà commencées.
En général, un mois avant le début suffit à obtenir une réponse de l’OPCO en temps voulu.
Après l’étude du dossier, l’OPCO communique sa décision à l’entreprise, qu’elle soit positive ou négative, permettant ainsi de planifier la suite du projet en toute tranquillité.
Comment maximiser ses chances de financement par un OPCO ?
Ci-dessous, vous trouverez nos meilleurs conseils pour faire financer votre formation par un OPCO.
Anticiper sa demande de formation
L’un des éléments essentiels pour maximiser ses chances d’obtenir un financement auprès d’un OPCO pour sa formation est l’anticipation.
En effet, les budgets alloués par ces organismes sont souvent limités et répartis selon des enveloppes annuelles.
Il est donc conseillé de préparer son projet de formation dès que possible et de déposer la demande de financement
bien avant la date prévue de la formation (un mois au minimum).
Plus la démarche est effectuée à l’avance, plus l’entreprise augmente ses chances d’obtenir l’accord de l’OPCO, évitant ainsi tout retard ou refus dû à un dépassement des budgets disponibles.
Laisser un minimum de temps permet également de pouvoir déposer des documents complémentaires si demandés.
Constituer un dossier complet et clair
Un dossier soigneusement préparé facilite grandement l’analyse de la demande par l’OPCO.
Il est essentiel de fournir l’ensemble des documents requis, tels qu’un programme détaillé de la formation, un devis précis ou une convention de formation, ainsi que les objectifs pédagogiques visés.
Le projet de formation doit également être cohérent avec le poste occupé par le salarié et répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.
En présentant un dossier clair, bien structuré et argumenté, l’entreprise augmente considérablement ses chances d’obtenir une prise en charge favorable.
Se faire accompagner par l’OPCO ou l’organisme de formation
Les OPCO offrent fréquemment un accompagnement personnalisé pour soutenir les entreprises dans leurs démarches de financement.
De plus, de nombreux organismes de formation disposent de services d’aide pour le montage du dossier, apportant conseils et assistance tout au long du processus (certains organismes s’occupent même de déposer la demande de prise en charge pour l’entreprise).
N’hésitez pas à solliciter cette aide, car elle permet de réduire les risques d’erreurs, d’accélérer la procédure et d’assurer une meilleure conformité du dossier de prise en charge aux exigences de l’organisme.
Un accompagnement augmente naturellement vos chances de financer votre formation par un OPCO.
Faire financer sa formation par un OPCO, opportunité incontournable
Le financement d’une formation par un OPCO représente une opportunité majeure
pour développer ses compétences sans supporter seul le coût associé.
En comprenant le rôle de ces organismes, en sélectionnant une formation éligible et en suivant rigoureusement toutes les étapes de la demande, il est tout à fait possible d’obtenir une prise en charge partielle ou totale des frais.
Avec un peu d’anticipation et un dossier soigneusement préparé, faire financer sa formation par un OPCO devient une possibilité réelle pour favoriser l’évolution de ses compétences, tout en diminuant sa charge financière et celle de son entreprise.
