Intro : Le milieu juridique peut être assez impressionnant lorsque vous venez d’un autre milieu professionnel.
Il y a certaines méthodes de travail, certains termes à connaître, des habitudes à mettre en place, etc…
Dans cet article, nous allons évoquer les 10 erreurs à éviter en tant qu’assistante juridique débutante en cabinet d’avocat.
Les erreurs courantes de l’assistante juridique sur la gestion du temps et organisation
Erreur n°1 : ne pas anticiper les urgences
Le terme “URGENCE” est à ne pas négliger en cabinet.
Les avocats se laissent souvent déborder par les événements et sont toujours dans l’urgence des délais, des dossiers, des rendez-vous, des audiences, etc…
Votre rôle en tant qu’assistante juridique, va être de les épauler au maximum afin que le terme urgence s’entende de moins en moins au sein du cabinet.
Dès votre arrivée le matin, gérer les urgences doit être votre priorité : traiter les dictées urgentes qui sont en général assez courtes, vérifier les dossiers d’audience du jour si nécessaire, faire un point avec les avocats pour anticiper les urgences du jour.
Erreur n°2 : négliger l’agenda des avocats
L’agenda est l’outil indispensable au sein d’un cabinet d’avocat.
De manière générale, il est imprimé d’une semaine sur l’autre par l’assistante juridique puis disposé à un endroit où vous pourrez y rattacher les dossiers.
Exemple : agenda du lundi contenant les rendez-vous client, les audiences, les expertises, etc…
Sous la feuille de l’agenda, en tant qu’assistante vous pourrez mettre les dossiers clients concernés.
Chaque cabinet fonctionne assez différemment mais le système de l’agenda doit être structuré afin que toutes les personnes travaillant au sein du cabinet s’y retrouvent.
Chaque soir avant de partir, n’hésitez pas à vérifier que tous les dossiers du lendemain se trouvent bien sur la bonne pile.
Vérifiez également à plusieurs reprises au moment d’éditer l’agenda qu’il ne comporte pas d’erreur (que tous les rendez-vous client soient notés, qu’il n’y ait pas de doublon, que les horaires des audiences soient corrects, etc…)
Erreur n°3 : ne pas classer au fur et à mesure, se laisser déborder par le classement et l’archivage
Le maître mot d’une bonne assistante juridique est l’organisation.
Chacune fonctionne différemment mais si vous consacrez quelques minutes de votre journée au classement et à l’archivage, celui-ci vous prendra nettement moins de temps que si vous attendez d’être débordée.
La méthode la plus simple lorsque vous effectuez une tâche dans un dossier va être de ranger le dossier à sa place à la fin car celui-ci pourrait être ressorti quelques jours plus tard.
Cela évitera donc de le chercher alors qu’il se trouve dans la pile que vous devez classer.
Les dossiers terminés qui partent à l’archivage pourront être mis sur une pile de côté et envoyer dans un carton d’archivage une fois par semaine.
Plus votre méthode de rangement sera structurée, plus vous aurez un environnement clair pour travailler.
Relation client et communication : l’assistante juridique peut perdre son sang-froid
Erreur n°4 : utiliser des termes inappropriés dans les échanges avec les clients
Vous devez impérativement rester professionnelle sur votre lieu de travail, que ce soit avec vos employeurs, vos collègues ou bien avec les clients.
Votre ton doit être adapté à votre interlocuteur.
Si avec le temps vous développez une certaine forme de proximité avec vos employeurs et/ou vos collègues, cela reste différent avec les clients.
Il ne faut pas oublier que les personnes faisant appel à un avocat sont en général ici pour résoudre un problème qui impacte leur quotidien.
Vous vous devrez d’être respectueuse, polie, et à l’écoute de leur moindre problème.
Cela ne signifie pas d’accepter d’être maltraité par un client que ce soit par téléphone ou sur place.
Si un client venait à vous manquer de respect, vous devrez faire intervenir votre supérieur, cela montrera votre côté professionnel.
Erreur n°5 : dévoiler des informations concernant l’affaire au client sans l’approbation de l’avocat
Dans chaque cabinet, il y aura toujours le type de client très curieux qui souhaite connaître un jour sur deux l’état d’avancement de son dossier.
La procédure étant très longue en France, vous ne pourrez pas lui apporter de nouvelle miraculeuse en quelques jours.
Il y a également certaines informations dans le dossier qui ne doivent pas être communiquées au client.
Vous aurez la possibilité de le rassurer avec certaines informations (date d’audience, date d’expertise, etc…)
Pour être sûre, n’hésitez pas à demander l’avis de l’avocat concerné afin de ne pas dévoiler de fausses informations ou une information confidentielle.
Erreur n°6 : ne pas respecter la confidentialité du métier
Suivant le domaine de droit appliqué dans le cabinet où vous serez, il y aura des affaires plus passionnantes les unes que les autres.
Le mot clé sera donc “le secret”.
Même si vous avez envie de partager votre journée avec les personnes qui partagent votre vie, vous n’aurez pas le droit de divulguer les informations des dossiers concernés.
En effet, les avocats ont comme les médecins l'obligation de garder une certaine confidentialité vis-à-vis de leurs clients.
Cela s’applique également avec les interlocuteurs que vous pourriez avoir en ligne, dans le moindre doute, vous pourrez consulter l’avocat concerné afin de ne pas discuter du dossier avec une personne non impliquée.
Phrase à retenir : toutes les informations du cabinet restent au cabinet !
L’assistante juridique peut effectuer des erreurs administratives ou techniques
Erreur n°7 : fautes de frappe ou erreurs sur les termes juridiques
Il nous est tous déjà arrivé de faire des erreurs orthographiques lorsque nous écrivons.
Faute aux nouvelles technologies, dès que nous communiquons, les mots se corrigent seuls, nous dictons la plupart de nos messages, notre façon d’écrire a donc changé depuis un certain nombre d’années.
Le fait de travailler en cabinet d’avocat vous demandera donc une rigueur absolue sur votre écriture.
Vous allez passer 70% de votre temps de travail à rédiger divers documents (courriers, actes juridiques, compte-rendu d’expertise, etc…)
Même si des correcteurs d’orthographe existent sur les logiciels de traitement de texte, il se peut qu’ils fassent des erreurs de correction.
Vous devrez donc être irréprochable sur votre orthographe.
Si vous ne comprenez pas correctement une phrase dictée par l’avocat, n’hésitez pas à lui demander car une phrase mal écrite peut avoir une toute autre signification et donc entraîner de lourdes conséquences.
Que ce soit un courrier adressé au client, à l’avocat adverse ou dans un acte destiné aux juridictions, vous devrez impérativement vous relire afin d’éliminer la moindre erreur.
Si vous avez le moindre doute sur l’orthographe d’un terme juridique qui peut être en latin, n’hésitez jamais à demander à quelqu’un du cabinet.
Aucune question ne sera trop bête si elle permet de rédiger correctement et avec une bonne compréhension de votre part un document.
Erreur n°8 : ne pas vérifier plusieurs fois les pièces et autres documents contenues dans un dossier
Même si beaucoup de tâches s’effectuent de manière automatisée dans les cabinets, c’est un milieu où le papier est encore très présent.
Dans le dossier plaidoirie destiné au juge, un certain nombre de documents devront s’y trouver afin de rendre le dossier recevable.
Ex : Les dernières conclusions, toutes les pièces du clients et si nécessaire de la jurisprudence.
Il se peut qu’un même dossier puisse être traité par plusieurs avocats du cabinet, un associé et un collaborateur par exemple.
Les pertes de documents peuvent donc arriver et votre rôle sera donc de vérifier l’intégralité du dossier avant que celui-ci ne parte devant le juge.
Erreur n°9 : ne pas utiliser correctement un logiciel spécifique ou ne pas utiliser certaines fonctions par faute de compréhension
80% des cabinets d’avocat en France utilisent un logiciel de gestion afin de faciliter les échanges entre les avocats, les collaborateurs et le personnel administratif.
La plupart des logiciels sont simples d’utilisation et permettent d’effectuer plusieurs fonctions nécessaires à la gestion des dossiers.
Vous devrez donc apprendre comment utiliser le logiciel du cabinet afin d’être opérationnelle rapidement.
Vous pourrez effectuer une formation à distance sur le logiciel ou bien être formée en interne.
Le fait de comprendre toutes les fonctions du logiciel utilisé par le cabinet vous permettra d’être autonome plus rapidement et donc de gagner du temps sur vos tâches quotidiennes.
En tant qu’assistante juridique débutante, n’hésitez jamais à demander de l’aide au sein du cabinet afin de ne pas rester bloquée sur votre erreur et par conséquent perdre du temps.
Erreur n°10 : vouloir appliquer ses propres méthodes de travail et non celles du cabinet
Nous avons tous développé nos propres méthodes de travail, de classement, d’organisation au cours de nos emplois précédents
Dans les cabinets, suivant le nombre d’années d’expérience des avocats, il y a certaines habitudes à ne pas changer.
Que les habitudes aient été mises en place par les anciennes secrétaires/assistantes ou par les avocats eux-même, vous devez vous adapter à celles-ci.
Cela ne vous empêche pas de proposer des idées qui pourraient améliorer le rendement et l’efficacité au sein du cabinet.
En d’autres mots, vous pouvez participer à l’amélioration du cabinet tout en vous adaptant à ses anciennes habitudes.
Tous ces tips sont à retrouver dans la formation assistant(e) juridique + d’AJFR.
Grâce à cette formation, vous éviterez ces 10 erreurs et bien d’autres.
Vous connaîtrez tous les trucs et astuces à appliquer en cabinet d’avocat.
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