Vous vous demandez quelles sont les missions du secrétariat juridique ? Cet article vous apporte une réponse claire et complète.
Le secrétariat juridique est un poste nécessaire au bon fonctionnement d’une structure juridique, comme une étude notariale, un cabinet d'avocats ou bien un service juridique d’entreprise.
La secrétaire juridique fait donc le lien entre chaque professionnel du droit et leurs clients ou correspondants.
Ce métier nécessite une grande rigueur, de la discrétion au vu de la confidentialité des dossiers et une bonne compréhension des bases du droit et de son lexique spécifique.
C’est donc un métier qui ne s’improvise pas.
Les missions peuvent varier selon l’entreprise où l'on travaille, mais elles ont toutes un objectif commun qui est d’épauler dans leur quotidien les avocats, notaires ou juristes en prenant en charge toutes les tâches administratives.
Nous allons analyser les différentes missions d'une secrétaire juridique dans trois environnements professionnels différents : une étude notariale, un service juridique d’entreprise et pour finir un cabinet d'avocats.
Quelles sont les missions du secrétariat juridique auprès d’une étude notariale ?
Au sein d’une étude notariale, les missions du secrétariat juridique consistent majoritairement au suivi des dossiers et à la contribution à la rédaction des actes juridiques.
Elle assiste ainsi le notaire au quotidien et s’assure d’une bonne communication entre chaque partie concernée.
Les différentes affaires traitées au sein d’une étude notariale
Une étude notariale s'occupe d’une grande variété de dossiers, principalement reliés au droit de la famille, au droit immobilier, au droit des sociétés et au droit successoral.
Voici quelques exemples d’actes courants :
- Contrats de mariage et divorces à l’amiable
- Achat, vente ou donation de biens immobiliers
- Rédaction de testaments, gestion des successions et donations entre vivants
- Création ou transfert de sociétés
La secrétaire juridique va donc jouer un rôle important en rassemblant les documents nécessaires pour ces actes, en vérifiant leur conformité juridique, et en les communiquant avec les différentes administrations, comme le cadastre ou les services fiscaux.
A la différence des cabinets d’avocats, les actes établis chez les notaires le sont par obligation légale (Exemple : acte de vente d’un bien immobilier signé chez un notaire obligatoirement).
Cela garantit un volume de dossiers constant, assurant ainsi des missions du secrétariat juridique régulières et indispensables tout au long de l’année.
Quels sont les postes présents chez les notaires ?
Dans une étude notariale, plusieurs postes sont présents :
- Le notaire : il est l'officier public qui authentifie les actes.
- Le collaborateur notarial : généralement juriste, il rédige les actes et conseille les clients.
- La secrétaire juridique ou assistante juridique : elle s'occupe de l'accueil, de la gestion administrative des dossiers, de la préparation des actes et du suivi client (nous développerons plus bas toutes ses missions).
- Le clerc de notaire : C'est un professionnel du droit qui aide le notaire dans la rédaction et la négociation des actes.
Certaines études n’ont pas nécessité d’avoir tous ces postes mais la plupart le font en fonction du nombre de leurs dossiers à l’année.
Quelles sont les missions de la secrétaire juridique ?
La secrétaire juridique au sein d’une étude notariale a un rôle très polyvalent.
Voici ses missions principales :
- Accueil des clients physique et téléphonique
- Ouverture, suivi des dossiers client
- Classement et archivage (une bonne organisation est essentielle afin de pouvoir s’y retrouver facilement)
- Rédaction de courriers, de notes internes et de documents juridiques simples (en général dictés par le notaire ou le collaborateur notarial)
- Préparation administrative des actes notariés (acte de vente de biens immobiliers, divorce, succession, etc…)
- Suivi des signatures et des formalités après l’acte (dépôt auprès du rang des minutes, publications, enregistrement des actes, etc…)
- Communication avec divers services, tels que les banques et les agences immobilières
Elle doit également faire preuve de discrétion (SECRÉ/TAIRE), d’organisation et maîtriser le lexique juridique spécifique au notariat (lexique sur le droit successoral, droit de la famille, droit immobilier, etc…).
Quelles sont les missions du secrétariat juridique au sein d’un service juridique d’entreprise ?
Quelles entreprises disposent d’un service juridique ?
Toutes les entreprises n'ont pas nécessairement un service juridique interne.
En général, on trouve ces services dans :
- Les grandes entreprises ou groupes avec une structure juridique dédiée
- Les PME soumises à des réglementations complexes, comme celles des secteurs bancaire, immobilier ou de la santé
- Les entreprises qui doivent respecter des obligations légales strictes
- Certaines startups en forte croissance qui intègrent progressivement leur service juridique
- Chez les experts-comptables, il peut y avoir un service juridique qui nécessite l’aide de secrétaires juridiques
Ces services sont souvent dirigés par un directeur juridique assisté de juristes, d'assistants juridiques mais également d'une secrétaire juridique.
Elles sont en général sous la supervision d’un juriste afin de l’épauler sur la gestion des formalités.
Quelles sont les missions d’une secrétaire juridique en service juridique ?
La secrétaire juridique d’entreprise occupe un rôle essentiel dans la gestion administrative des dossiers juridiques et le suivi des obligations légales (formalités, création de statuts, etc…).
Elle est généralement formée en droit des sociétés avec les formalités qui y sont rattachées.
Voici des exemples de tâches qui lui sont attribuées :
- Organisation des conseils d’administration et des assemblées générales
- Rédaction et mise à jour des statuts, procès-verbaux, contrats ou délégations de pouvoirs
- Suivi des formalités auprès des greffes ou des organismes compétents (URSSAF, INPI, etc…)
- Gestion des contrats avec les fournisseurs, clients ou partenaires
- Classement et archivage des documents juridiques
- Veille réglementaire et mise à jour des documents
Elle est également le lien entre l’entreprise et les différents intervenants (avocats, administrateurs judiciaires, expert-comptables, etc…)
Les tâches vont bien évidemment varier d’une entreprise à une autre, en fonction de son domaine d’expertise et de la taille de la structure.
Quelles sont ses perspectives d’évolutions ?
Les possibilités d'évolution pour une secrétaire juridique en entreprise sont variées.
Selon son expérience, elle peut accéder à des postes tels que :
- Assistante juridique : elle aura donc des responsabilités plus nombreuses, mais également une meilleure rémunération
- Juriste d'entreprise : possible après une reprise d'études supérieures en FAC de droit ou via une VAE avec un centre de formation
- Office manager collaborant avec plusieurs services (juridique, ressources humaines, administratif)
- Responsable du secrétariat juridique, surtout dans les grandes entreprises qui emploient plusieurs secrétaires et assistantes
En tant que secrétaire juridique, vous pourrez donc postuler dans différentes entreprises afin de leur proposer vos services.
Votre ancienneté au sein de la même entreprise vous permettra d’évoluer sur un poste avec plus de responsabilités ou bien de voir évoluer votre rémunération au fil des années.
Quelles sont les missions du secrétariat juridique en cabinet d’avocats ?
Au sein d’un cabinet d'avocats, la secrétaire juridique a un rôle très important.
Elle aide les avocats et les différents collaborateurs à se concentrer sur leurs missions essentielles en s'occupant de nombreuses tâches administratives et organisationnelles, et surtout de la rédaction des actes juridiques.
Les différents types de cabinets d’avocats
Tous les cabinets d'avocats sont différents, et le rôle de la secrétaire juridique peut changer selon leur taille ou leur spécialisation.
- Cabinet individuel ou petite structure : la secrétaire est souvent polyvalente, s'occupant à la fois de l'accueil, du secrétariat, des dossiers et même de la facturation.
- Cabinet de taille moyenne : l'organisation y est plus structurée avec des collaborateurs avocats, divers associés, avec plusieurs secrétaires et assistantes juridiques spécialisées dans différents domaines (comme le droit de la famille ou bien le droit des affaires).
- Cabinet d'affaires ou international : Ces grands cabinets, souvent en relation avec de grandes entreprises et des institutionnels, disposent d'équipes complètes (avocats associés, collaborateurs avocats, juristes,...).
Les secrétaires juridiques peuvent travailler en binôme avec un ou plusieurs avocats, et il est fréquent qu'elles doivent être bilingues.
Dans ces grosses structures, il y a plusieurs postes administratifs (agent d’accueil, secrétaire juridique, assistante juridique et même attachée juridique).
Quelles sont les missions récurrentes d’une secrétaire juridique en cabinet ?
Les missions d'une secrétaire juridique varient selon la spécialité du cabinet, mais on y retrouve souvent :
- Gestion de l’agenda des avocats : organisation des rendez-vous clients, des dates d’audiences (plaidoirie et autres - MEE, audience d’orientation, etc…) et des délais à respecter (délais pour conclure, pour dépôt des pièces, pour faire appel, etc…)
- Préparation des dossiers clients : rassembler les pièces justificatives et les documents administratifs (exemple : factures, photographies, pièces médicales, PV d’AG…)
- Rédaction et mise en forme : des actes juridiques (constitution, conclusion, assignation, requête, etc…) , des courriers et emails adressés aux confrères ou aux clients
- Suivi des procédures : veiller au bon déroulement des affaires (suivi des dates d’audience, dates d’expertise, etc…)
- Classement et archivage : organiser, archiver et numériser les dossiers sur le logiciel de gestion ou bien directement sur l’ordinateur
- Accueil des clients physique et téléphonique (hors cabinets qui disposent d’un standard externe)
- Gestion de la facturation : suivi des paiements de factures et des opérations financières concernant les affaires (CARPA)
Une bonne maîtrise des outils bureautiques (WORD et EXCEL), des plateformes juridiques (comme RPVA, CARPA ou Télérecours) et une connaissance des process sur les logiciels de gestion (SECIB, KLEOS, GESTISOFT, etc…) sont indispensables.
Est-ce que les missions d’une secrétaire juridique varient suivant les cabinets ?
Oui, c’est effectivement le cas.
Plusieurs facteurs peuvent donc influencer les tâches qui seront confiées à la secrétaire juridique :
- La taille du cabinet : Dans les petits cabinets, la secrétaire est souvent plus polyvalente et se doit d’avoir une rigueur à toute épreuve.
- Le domaine d’expertise juridique : Par exemple, en droit pénal, les délais sont plus courts et le rythme est plus intense donc plus stressant, tandis qu'en droit des sociétés, les missions d’une secrétaire juridique se concentrent davantage sur la rédaction et les formalités, ce qui permet à la secrétaire juridique d’être plus minutieuse.
Il y a également des cabinets qui ne font pas de contentieux et donc la secrétaire juridique s’occupe beaucoup moins des procédures.
- Si le cabinet est international : la maîtrise de l'anglais est souvent nécessaire, et les procédures peuvent être plus complexes, les actes peuvent être traduits en anglais juridique, ce qui demande beaucoup plus de connaissances à la secrétaire juridique.
En résumé, plus le cabinet est important, plus les tâches confiées aux secrétaires juridiques peuvent être spécifiques, et plus les possibilités d'évolution de carrière sont intéressantes.
Les missions du secrétariat juridique sont essentielles au droit
Que ce soit auprès d’une étude notariale, en service juridique d’entreprise ou dans un cabinet d'avocats, la secrétaire juridique s'assure d’une bonne organisation et veille à soulager ses supérieurs des tâches administratives afin qu’ils puissent se concentrer sur leurs domaines d’expertises respectifs.
Bien qu'elle travaille souvent dans l'ombre, ce métier comporte de nombreuses responsabilités et offre de réelles perspectives d'évolution, en particulier pour les personnes curieuses, organisées et prêtes à se former régulièrement.
Il existe des formations qui sont adaptées aux reconversions professionnelles et qui permettent donc à des personnes débutantes de pouvoir travailler en tant que secrétaire juridique.
Les missions du secrétariat juridique, bien que méconnues, sont variées et regorgent de débouchés.
