Dans un cabinet d'avocats, il y a 3 erreurs dans la recherche d’assistante juridique que les avocats commettent fréquemment.
La première erreur consiste à ne pas connaître les besoins précis du cabinet avant de rechercher l'assistante juridique.
La seconde erreur dans la recherche d'assistante juridique va être de se concentrer sur les compétences techniques d'un candidat plutôt que sur ses aptitudes professionnelles.
Et la dernière erreur consistera à ne pas s'accompagner de professionnels spécialisés dans le juridique afin de recruter plus facilement.
Nous allons vous donner le plus d'astuces possibles afin d'éviter ces erreurs dans la recherche d’assistante juridique au sein de votre cabinet.
Erreur n°1 : ne pas définir de manière précise les besoins du cabinet
La plus grosse erreur dans la recherche d’assistante juridique est de ne pas définir des besoins spécifiques quant au poste recherché.
Afin d'établir une offre d'emploi juste vous devrez alors établir une liste de vos besoins de manière précise.
L’importance de définir les besoins avant votre recherche d’assistante juridique
La plus grosse erreur dans la recherche d'assistante juridique est de poster une offre d'emploi avant même de définir les réels besoins du cabinet.
Que ce soit après un départ précipité ou lors de la création d'un nouveau poste, les cabinets d'avocats ont tendance à publier rapidement des offres d'emploi classiques sans forcément détailler les réels besoins de l'entreprise.
Avant de recruter pour un poste spécifique tel que celui d'assistante juridique, vous devez lister précisément les besoins de votre cabinet.
Les avocats nécessitant l'aide d'une assistante juridique sont généralement dans des cabinets qui traitent énormément de dossiers à l'année.
La charge de travail étant devenue trop importante pour l'avocat, il fait généralement appel à l'aide d'une assistante juridique.
L'avantage principal de s'épauler sur du personnel administratif et de pouvoir se concentrer sur ses propres dossiers clients ainsi que sur son travail juridique
La plupart des assistantes juridiques en poste peuvent prendre en charge l'accueil téléphonique et clients.
Elle se charge également de la rédaction des actes juridiques qui sont dictés par l'avocat
Elle est responsable du planning de l'avocat et des collaborateurs s'il y en a.
Elle doit également préparer les dossiers cabinets et plaidoiries
L'assistante juridique peut également assister à certaines audiences afin d'aider l'avocat.
Elle peut également se charger d'aller récupérer le courrier dans la case palais du cabinet.
Suivant les cabinets, les assistantes juridiques peuvent se voir attribuer plus ou moins de tâches.
Votre but principal va donc être d'établir vos besoins principaux ainsi que les besoins à venir afin d'établir une fiche de poste claire et précise, et ainsi éviter une grave erreur dans la recherche d’assistante juridique.
Éviter une grosse erreur dans la recherche d’assistante juridique : ne pas viser un profil précis
Une fois les besoins du cabinet définis de manière claire et précise, vous pourrez alors définir le type de profil recherché afin de convenir au mieux à la culture du cabinet.
Si vous travaillez dans un cabinet où il y a plusieurs assistantes juridiques, vous pourrez vous permettre d'embaucher une personne plus débutante dans le milieu afin qu'elle soit formée en interne.
Dans le cas contraire, vous pourrez alors rechercher une candidate un peu plus expérimentée afin qu'elle soit autonome rapidement.
Vous pouvez également rechercher un profil qui a déjà travaillé pour un ou plusieurs avocats spécialisés dans votre domaine d'expertise.
Il conviendra également de définir un profil suivant la rémunération proposée, car un profil débutant demandera moins qu'un profil expérimenté.
Si le poste proposé demande des tâches purement administratives, vous pourrez également recruter quelqu'un qui a eu une expérience administrative hors cabinet d'avocats.
Or, si le poste demande des tâches précises telles que la gestion du RPVA des comptes carpa ou alors la rédaction d'actes juridiques. En effet, un profil ayant peu d'expérience pourrait ne pas convenir.
Vous pourrez alors rédiger l'offre d'emploi en ce sens.
Obtenir des candidatures qualifiées d’assistantes juridiques
Une fois votre offre d'emploi publiée, vous allez commencer à recevoir diverses candidatures qui correspondront à vos attentes ou non.
La partie la plus longue du recrutement va être l'analyse des différents CV et lettres de motivation reçues.
Vous pouvez alors ajuster votre offre en prenant en considération la cohérence des candidatures reçues par rapport à votre annonce.
Une fois des CV intéressants reçus, vous pourrez alors interroger les candidates par rapport à leur disponibilité pour un premier entretien.
La phase de l'entretien d'embauche étant un point essentiel du recrutement.
Vous pouvez alors jauger les compétences techniques mais aussi du savoir-être de chaque candidate.
Le savoir-être étant un point clé d'une embauche réussie.
Si les compétences décrites sur le CV correspondent parfaitement au poste, mais que le comportement professionnel n'est pas adapté à votre cabinet, vous pourrez alors mettre cette candidature de côté et éviter ainsi des erreurs dans la recherche d’assistante juridique.
Erreur n°2 : se concentrer uniquement sur les compétences techniques
Les compétences techniques sont importantes dans chaque métier mais il y a aussi d'autres paramètres à prendre en considération lorsque vous cherchez à embaucher une assistante juridique.
Ne pas ignorer les soft skills concernant les assistantes juridiques
Une grosse erreur dans la recherche d’assistante juridique est de se baser sur les compétences techniques des candidats.
En effet, les compétences techniques sont très importantes, surtout sur un poste qui demande pas mal de connaissances.
Mais les recruteurs ont tendance à mettre de côté les soft skills qui sont très importants pour le poste d'assistante juridique en cabinet d'avocats.
En effet, il y a certains traits de personnalité qui sont compatibles avec ce poste.
- Notamment une certaine rigueur
- Une grande organisation
- Une méthodologie de classement
- Une aptitude à résister au stress
- Une adaptabilité professionnelle
- Une certaine confidentialité car c'est un métier qui demande de garder le secret professionnel
- Une certaine autonomie car les cabinets d'avocats se reposent énormément sur les assistants juridiques
Ce sont différentes compétences personnelles qui ont pu être développées dans d'autres secteurs professionnels.
Ils sont donc très importants et il faut en prendre compte lors de l'analyse de chaque candidature.
Établir une balance entre compétences techniques indispensables et personnalité professionnelle
Suivant les besoins établis au départ par le cabinet et les compétences personnelles indispensables pour ce poste, vous devrez alors définir un profil moyen afin de pouvoir étudier les candidatures qui se rapprocheraient le plus du profil recherché. Cela vous aidera à éviter les erreurs dans la recherche d’assistante juridique, en ciblant dès le départ les bons profils.
Parmi les compétences techniques recherchées, vous devrez également prendre en considération celles qui sont indispensables à avoir dès le départ et celle qui pourrait être apprise sur le tas.
Il est difficile de se projeter sur une collaboration durable sur le simple visu d'un CV ou d'une lettre de motivation
N'importe qui peut écrire ce qu'il veut sur un CV, mais la mise en pratique permettra alors d'attester des compétences techniques.
Lors de l'entretien d'embauche, vous pourrez par exemple dicter un courrier à la future assistante afin de juger sa vitesse de frappe et sa connaissance des logiciels informatiques.
Vous pourrez également lui poser des questions sur la procédure si elle n'a jamais exercé dans le même domaine d'expertise.
Le but de cet entretien n'étant pas de mettre dans des conditions de stress la future assistante, mais de lui indiquer quels sont vos process au sein du cabinet et votre manière de travailler.
Si votre cabinet accepte d'embaucher un profil débutant, vous pourrez alors lui expliquer quelles sont vos propositions de formation ou si elle peut se former de son côté en parallèle du poste.
Il y a de nombreuses formations disponibles afin de former les débutantes en cabinet d'avocats.
Trouver des profils d’assistantes juridiques de qualité
Une fois le parfait profil trouvé, vous pourrez alors proposer un contrat d'embauche à votre future assistante juridique.
Le milieu du droit étant un milieu très fermé vous pourrez alors vous satisfaire d'avoir trouvé une pépite qui correspond à vos attentes, car cela n'est pas chose facile.
En effet, de plus en plus de cabinets proposent d'embaucher du profil débutant car cela devient de plus en plus compliqué de trouver un profil qui dispose de toutes les compétences techniques mais aussi qui correspond parfaitement à votre cabinet.
Vous pourriez également être surpris de tomber sur une personne débutante qui est réellement passionnée par ce milieu et qui décidera de se former au sein de votre cabinet afin de devenir la parfaite assistante juridique.
Quoi qu'il en soit, vous pourrez bénéficier d'une période d'essai d'un mois renouvelable, un mois afin de tester votre compatibilité professionnelle avec la nouvelle assistante.
Erreur n°3 : recruter une assistante juridique sans accompagnement
Beaucoup de cabinets d'avocats font appel à des cabinets de recrutement spécialisés en juridiques ou classiques afin de les aider à recruter plus rapidement et à éviter les erreurs dans la recherche d’assistante juridique.
De manière générale, le milieu des avocats est un milieu assez stressant et peu d'entre eux ont le temps de s'occuper des recrutements internes.
Entre les audiences, les rendez-vous clients et la gestion de leur dossier, confier cette tâche à des cabinets de recrutement semble évident pour la plupart d'entre eux.
Recruter en interne, les avantages et les inconvénients
Plusieurs cabinets d'avocats se chargent du recrutement en interne, sans faire appel à un cabinet spécialisé.
Cela comporte des avantages et des inconvénients.
L'avantage principal va se situer au niveau du porte-monnaie. Il n'y aura donc pas d'honoraires à devoir à un cabinet de recrutement en cas d'embauche.
Le second avantage va se situer au niveau de la rapidité de l'analyse des CV qui pourront être reçus, analysés et entretenus dans la foulée.
Le troisième avantage va se trouver au niveau de la connaissance de la culture du cabinet.
Une personne travaillant au sein du cabinet pourra décrire le poste et l'ambiance beaucoup mieux qu'un cabinet de recrutement externe.
Concernant les inconvénients, le premier va se situer au niveau de la perte de temps.
Un recrutement peut prendre beaucoup de temps si on prend en considération :
- L'analyse des besoins du cabinet
- Le profil à définir avant de poster l'offre d'emploi
- Le choix des canaux de communication afin de recevoir les différents CV et lettres de motivation
- L'analyse en profondeur de chaque CV et le refus des CV non pertinents
- La prise de contact avec les différents candidats intéressants
- Et la prise de rendez-vous pour différents entretiens
- Il y aura également les entretiens d'embauche qui prennent au minimum 15 minutes par candidature
- Puis l'analyse post entretien
Toutes ces étapes peuvent prendre plusieurs semaines et empêcheront donc le travail principal de l'avocat.
Mis à part si vous faites partie d'un gros cabinet qui dispose d'un service RH afin de s'occuper de toutes ces formalités, ce sera donc à l'avocat de gérer toute cette partie.
C’est un des principaux inconvénients qui peut freiner les avocats concernant les recrutements.
Se laisser accompagner par un cabinet de recrutement pour éviter les erreurs dans la recherche d'assistante juridique
Depuis plus de 10 ans, nous nous chargeons d'accompagner des cabinets afin de recruter leur personnel plus rapidement.
Que ce soit pour trouver une assistante juridique ou un avocat collaborateur, nous fonctionnons de la même manière.
Il y a différentes étapes indispensables lorsque l'on recrute via un cabinet de recrutement.
Le cabinet se met donc en relation avec l'avocat qui recrute afin d'établir une liste précise des besoins du cabinet :
- Des compétences recherchées
- Du profil qui correspondrait parfaitement à l'équipe en place
- Du temps imparti afin de trouver des candidates
- Le cabinet peut également faire le point avec l'avocat sur les candidatures déjà reçues si l'offre a été publiée avant de mandater le cabinet de recrutement
Suivant la demande des avocats, le cabinet de recrutement pourra alors proposer un accompagnement avec des délais plus ou moins courts afin de pouvoir leur envoyer des premières candidatures.
Trouver sa pépite d’assistante juridique plus rapidement
Une fois le contrat ou la lettre de mission signée avec les avocats, le cabinet de recrutement pourra alors procéder étape par étape afin de rechercher l'assistante juridique parfaite.
Cela consistera tout d'abord à établir une offre d'emploi claire et précise et à la diffuser sur de nombreux canaux de communication.
Elle pourra donc être diffusée sur des sites spécialisés, mais également sur des réseaux sociaux via la page du cabinet de recrutement
L'offre d'emploi pourra aussi être publiée sur des sites plus classiques comme Indeed ou France travail afin de recueillir plus de CV.
La recherche via du sourcing sur LinkedIn s'avère plus efficace pour la plupart des cabinets de recrutement.
Cela consiste à rechercher des profils qualifiés sur la plateforme qui ne seraient pas forcément en recherche active.
Il y a également la possibilité d’être aiguiller vers des connaissances qui seraient susceptibles de rechercher un poste.
Si le cabinet d'avocats recherche une personne expérimentée, le fait de poster sur des sites spécialisés sera beaucoup plus efficace que des sites classiques.
Cela permettra donc de cibler les professionnels du milieu juridique et ainsi d'écarter les candidatures plutôt administratives.
Si le cabinet d'avocats mandate un cabinet de recrutement afin de trouver un profil expérimenté, le cabinet de recrutement devra donc s'exécuter afin de dénicher au mieux le meilleur profil même si des débutantes peuvent être tout à fait motivées et intéressées par le poste.
Une fois des CV intéressants reçus, le cabinet de recrutement peut prendre attache téléphoniquement ainsi que par visio avec les différentes personnes avant d'adresser les candidatures au cabinet d'avocats.
Les candidatures envoyées au cabinet correspondent à 95% aux attentes.
Si le CV ne correspond pas ou si la personne avait déjà postulé dans ce même cabinet, le cabinet de recrutement poursuivra alors les recherches afin d'adresser d'autres candidatures rapidement au cabinet d'avocats.
Si on prend l'exemple d’AJFR, 99% de nos recrutements se sont terminés par une réussite.
Nous avons pu recruter sur une période de 10 ans des profils débutants comme expérimentés dans des petits cabinets comme dans des grosses structures.
Notre méthodologie étant très organisée, nous pouvons donc envoyer des premières candidatures qui correspondent aux attentes des cabinets dans les deux semaines.
Évitez ces erreurs dans la recherche d’assistante juridique, recrutez la candidate idéale
Que vous soyez une petite ou une grosse structure, les erreurs dans la recherche d’assistante juridique arrivent rapidement lorsque nous recherchons du personnel.
Vous avez pu constater l'importance d'établir une liste des besoins du cabinet ainsi que d'établir un profil précis afin de recruter plus facilement.
Vous avez pu voir qu'il est également important de prendre en considération les traits de personnalité, en plus des compétences techniques qui peuvent être mises à jour en interne.
Le recrutement n'est pas donné à tout le monde et c'est pour cela qu'il existe des cabinets spécialisés. Afin de vous aider à trouver la personne idéale et d’éviter de coûteuses erreurs dans la recherche d’assistante juridique.
