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Réussir une recherche d’assistante juridique peut devenir un véritable casse-tête au sein des cabinets d’avocats.
Entre les besoins du cabinet, les compétences indispensables et le profil recherché, les candidatures reçues ne sont pas toujours en adéquation avec les attentes des avocats.
Nous allons aborder dans l’article ci-dessous les étapes clés de la recherche d’assistante juridique, de l’intention de recruter jusqu’à l’accompagnement possible via un cabinet de recrutement, en passant par les compétences à ne pas négliger.
Recherche d’assistante juridique : par où commencer
Avant de débuter votre recherche d’assistante juridique, vous devez tout d'abord comprendre le métier ainsi que son rôle au sein du cabinet.
Vous pourrez ensuite établir une liste de vos besoins et ainsi identifier les différents canaux de communication pour poster votre offre d'emploi.
C'est ce que nous allons vous expliquer ci-dessous.
Comprendre le métier d’une assistante juridique
Dans un cabinet d'avocats, il y a plusieurs métiers qui sont mis en avant.
Vous y retrouverez en général des avocats associés, qui sont les gérants du cabinet.
Mais également des avocats collaborateurs, des juristes et des assistantes juridiques anciennement “secrétaires juridiques”.
Chacune des personnes présentes au sein de l'entreprise dispose d'un rôle et de tâches affectées à son poste.
Les avocats associés dans un premier temps ont pour rôle de gérer le cabinet, de prendre en charge les affaires les plus complexes et également de s'occuper de la répartition des tâches entre collaborateurs, juristes et assistantes juridiques.
Dans les petites structures, on retrouve généralement un seul poste d'assistante juridique, mais il se peut que dans les cabinets à plus forte échelle, plusieurs postes soient mis en place.
Il y a également de très gros cabinets qui recrutent également des agents d'accueil afin de prendre en charge le téléphone, les mails et l'accueil client.
Il y a plusieurs tâches qui sont confiées de manière générale à l'assistante juridique :
Elle peut disposer de tâches classiques de secrétariat comme :
- L'accueil téléphonique et physique
- De la gestion de mails
- Gestion des courriers entrants et sortants
- Gestion des petites fournitures
- L'affranchissement des courriers
- Des prises de rendez-vous clients
Mais également des tâches plus spécifiques comme :
- De la rédaction d'actes juridiques
- De la comptabilité
- La gestion du RPVA
- La gestion des plannings des avocats
- La prise des dates d'audience
- La gestion de la CARPA
- Des recherches juridiques
- La préparation des dossiers cabinets et plaidoiries
- L'envoi de ces mêmes dossiers à la partie adverse ou aux magistrats
Toutes ces tâches vont différer d'un cabinet à l'autre, en fonction de la taille de celui-ci et des personnes qui y travaillent, ce qui influencera forcément votre recherche d’assistante juridique.
Il se peut que l'assistante juridique travaille pour un ou plusieurs avocats.
Elle pourra donc effectuer des tâches différentes pour l'un ou pour l'autre.
Quels sont les besoins du cabinet face à la recherche d’ assistante juridique ?
Si vous êtes à la recherche d'une assistante juridique, vous devez tout d'abord établir une liste des besoins spécifiques de votre cabinet.
- Est-ce que l'offre d'emploi concerne un nouveau poste mis en place ou alors le remplacement d'une assistante juridique qui quitte le cabinet ?
- Est-ce que le poste proposé concerne des tâches uniquement administratives ou plus spécifiques juridiques ?
- Est-ce que le poste est à pourvoir rapidement ?
- Est-ce que vous vous situez dans une grosse ville ou dans une plus petite ville qui peine à trouver des candidatures ?
- Est-ce qu'une personne débutante pourrait faire l'affaire ?
- L'assistante recherchée devra-t-elle travailler pour un ou plusieurs avocats et pour un seul ou plusieurs domaines de droit ?
- Est-ce que votre cabinet rencontre souvent des changements concernant les assistantes juridiques ?
- Est-ce que le poste proposé nécessitera un temps complet, un temps partiel ou un mi-temps ?
Une fois vos besoins établis, vous pourrez alors poster une offre d'emploi, étape essentielle dans votre recherche d’assistante juridique.
Identifier les différents canaux de communication afin de mettre en avant votre offre d’emploi
Concernant le milieu juridique, il existe de nombreux canaux de communication afin de pouvoir déposer vos offres d'emploi.
Vous pourrez déposer votre offre sur des sites classiques comme Indeed ou bien France travail.
Mais également sur les réseaux sociaux comme LinkedIn ou bien Facebook.
L'avantage principal des plateformes comme Indeed est de recevoir des candidatures spontanées suite au dépôt de votre offre d'emploi mais qui ne correspondent pas forcément à votre recherche.
Sur une plateforme comme LinkedIn, vous pourrez bien évidemment poster votre offre d'emploi, mais également effectuer du sourcing sur des candidatures qui ne proposent pas forcément leurs services étant donné qu'elles occupent déjà un poste ou alors qu'elles ne sont pas en recherche active.
Concernant la rédaction de votre offre d'emploi, vous pourrez prendre exemple sur les offres déjà en place afin de mieux positionner votre proposition dans le cadre de votre recherche d’assistante juridique, que ce soit dans votre ville ou ailleurs.
Vous pourrez alors comparer la moyenne des rémunérations proposées dans votre ville et ailleurs en France afin de proposer l'offre la plus attractive pour trouver votre perle rare.
Les compétences essentielles d’une assistante juridique
Une fois les besoins du cabinet identifiés et un profil déterminé qui correspond aux attentes de l'équipe vous pourrez alors vous aider de plusieurs points afin de trouver la candidature idéale.
Nous allons faire un point sur les différences entre assistantes juridiques et judiciaires.
Puis nous évoquerons les compétences indispensables à avoir pour ce métier.
Et en dernier lieu, vous pourrez voir que des formations existent si vous souhaitez embaucher un profil débutant.
Assistante juridique ou judiciaire : quelles sont les différences ?
Dans le monde du droit, il y a 2 types d'avocats.
Il y a les avocats judiciaires et les avocats juridiques.
Les avocats judiciaires vont traiter les litiges contentieux qui partent généralement sur des procédures longues avec des actes bien spécifiques (allant d’une simple requête à une assignation devant le tribunal judiciaire).
Ce sont des avocats qui rédigent énormément d'actes à l'année et qui plaident auprès d’un tribunal.
Les avocats juridiques, quant à eux, traitent principalement les formalités concernant le droit des affaires.
Ce sont des avocats qui vont plutôt rédiger des contrats, des statuts d'entreprise et des baux commerciaux.
Ils assistent en général des entreprises pour leur création ou pour des négociations.
Cela va donc impacter les tâches demandées à l'assistante juridique au sein du cabinet.
Une assistante juridique travaillant dans un cabinet d'avocats judiciaire, va effectuer beaucoup plus de rédactions d'actes juridiques qui partent devant les tribunaux.
Elles vont donc être en relation avec :
- Les tribunaux de proximité,
- Les tribunaux judiciaires,
- La Cour d'Appel,
- Le tribunal administratif,
- Le Conseil des prud'hommes et autres.
À la différence, une assistante juridique travaillant dans le domaine droit des affaires va traiter beaucoup plus de formalités auprès du tribunal de commerce via le guichet unique.
Il est donc important pour une assistante juridique d'être formée en judiciaire et aussi bien en juridique afin de pouvoir postuler dans ces différents cabinets.
Les compétences indispensables d’une bonne assistante juridique
Peu importe que vous soyez un cabinet judiciaire ou juridique, certaines compétences sont indispensables pour recruter une bonne assistante juridique. Les définir clairement vous permettra de mieux cibler les bons profils et d’optimiser votre recherche d’assistante juridique.
En tout premier lieu, une excellente orthographe est un point essentiel.
En effet, que ce soit de la rédaction d'actes juridiques, du traitement de formalités ou bien des mails, c'est indispensable que l'assistante juridique en place représente le cabinet et donc son sérieux et sa rigueur.
Concernant les connaissances juridiques, il y a plusieurs paramètres à prendre en considération :
- Une bonne connaissance du droit de manière générale
- La maîtrise du vocabulaire juridique adapté au domaine d'expertise du cabinet.
- La connaissance des délais de procédure et des formalités administratives et juridiques
Il y a également une partie administrative à prendre en compte :
- La gestion des dossiers clients
- De la rédaction simple de courrier ou d'actes juridiques
- La transcription de dictée numérique
- La mise en page des documents
- L'organisation de l'agenda des avocats
- Le suivi des procédures
Vous trouverez aussi des compétences techniques :
- La maîtrise des outils bureautiques comme le Pack office
- Il y a également possibilité que l'assistante juridique connaisse des logiciels spécifiques comme SECIB, KLEOS ou bien le RPVA
Il y a également certains soft skills qui sont importants dans le métier d’assistante juridique :
- La rigueur et la précision dans le travail
- La discrétion et la confidentialité par rapport au dossier client
- L'autonomie est le sens de l'initiative.
- L'organisation et la gestion des priorités
- Et surtout la résistance au stress qui est présent dans la majorité des cabinets d'avocats
Ce sont des compétences qui vont vous permettre de mettre en avant certaines candidatures par rapport à d'autres.
Les formations possibles en cas d’embauche d’une assistante juridique débutante
Les assistantes juridiques confirmées étant déjà pour la plupart en poste, vous aurez aussi la possibilité d'embaucher une assistante juridique débutante et de lui proposer de se former en parallèle de son poste.
Il existe de nombreuses formations en présentiel ou en distanciel afin de former des reconversions professionnelles au poste d'assistante juridique.
Beaucoup de ces formations peuvent être mises en place en parallèle d'un poste surtout si elles sont en distanciel.
Les formats E-LEARNING permettent aux stagiaires de se former à leur rythme en parallèle de leur travail.
L'avantage d'embaucher une débutante est ainsi de pouvoir la modeler aux habitudes du cabinet.
Vous pourrez alors la faire évoluer petit à petit au sein du cabinet.
Concernant certaines formations, elles sont également finançables par les OPCO, ce qui permet de ne pas être à la charge du stagiaire ni de l'entreprise.
C'est donc un point positif pour l'apprenante ainsi que pour le cabinet.
Parmi les formations disponibles, vous pourrez retrouver des formations longues pour former des personnes n'ayant jamais exercé le métier d'assistante juridique mais également des modules qui permettent d'acquérir des compétences sur certains logiciels ou sur certains domaines de droit.
Si votre cabinet utilise un logiciel de gestion, vous pourrez alors former grâce à certains centres de formation votre future assistante juridique sur celui-ci.
Vous pourrez également lui faire suivre une formation concernant un domaine d'expertise particulier tel que le droit de la famille, le droit des affaires, le droit immobilier ou autre.
Dans le juridique, il y a également de nombreuses réformes qui peuvent être mises en place au cours de l'année vous pourrez donc faire assister vos assistants juridiques à des formations concernant ces réformes qui pourraient avoir des conséquences sur le traitement des actes, le dépôt de ceux-ci sur les plateformes concernées, etc…
Au fil des années, vous pourrez également demander à votre assistante de se former afin d'obtenir un poste plus conséquent ou d'avoir plus de responsabilités au sein du cabinet, comme attachée juridique.
Recherche d’assistante juridique : faire appel à un cabinet de recrutement
Depuis des années, le secteur du juridique est devenu saturé.
Les avocats sont de plus en plus nombreux et les assistantes juridiques expérimentées manquent.
C'est pourquoi nombreux d'entre eux font appel à des cabinets de recrutement pour accélérer et faciliter leur recherche d’assistante juridique.
Vous avez déjà entamé votre recherche d’assistante juridique en vain
Il se peut qu'en ayant posté votre offre d'emploi sur des sites classiques ou bien sur des réseaux sociaux comme LinkedIn, vous n'ayez eu que des candidatures qui ne correspondaient pas à vos besoins ou alors pas assez de candidats.
Il y a des régions où la recherche d'assistantes juridiques est plus facile que d'autres.
Si on prend l'exemple de Paris et la région parisienne en général, c'est le plus gros barreaux de France qui regroupe donc le plus d'avocats.
Il va donc y avoir un vivier plus important d'assistantes juridiques formées.
Si vous faites partie d'une petite ville ou d'un petit barreau, vous pourrez alors passer un peu plus de temps concernant la recherche d'assistantes juridiques.
Vous devrez donc adapter votre recherche d’assistante juridique au marché d'emploi présent dans votre ville.
Si vous faites partie d'un petit barreau, vous pourrez alors accepter plus facilement des candidatures débutantes qui seraient en reconversion professionnelle mais qui seraient également très motivées par le métier.
Demande de l’aide auprès d’un cabinet de recrutement juridique
Vous avez donc l'impression de perdre votre temps et avez décidé de confier cette mission à un cabinet de recrutement spécialisé dans le juridique.
Vous allez donc établir une liste des besoins spécifiques et du profil recherché afin que le cabinet de recrutement puisse aiguiller ses recherches de façon la plus précise possible.
En général, un cabinet de recrutement met moins de temps à trouver des candidatures correspondantes au profil recherché qu'un recrutement en interne.
En effet, le fait d'être spécialisé dans ce domaine permet au cabinet de recrutement d'avoir des résultats plus rapides et plus précis.
Vous pourrez alors vous consacrer à vos dossiers clients et laisser le cabinet de recrutement effectuer toutes les démarches afin d'analyser les candidatures, de pouvoir tester les différents profils et de vous adresser les meilleurs restants.
Vous n'aurez plus qu'à faire le choix entre les différents CV reçus afin de trouver votre perle rare d'assistante juridique.
Trouver sa perle rare et la garder au cabinet
Si votre recherche d’assistante juridique s'avère fructueuse, vous pourrez alors commencer une nouvelle collaboration et ainsi espérer une collaboration longue dans l'avenir.
Bien entendu, il se peut que la collaboration ne fonctionne pas comme voulu, c'est pour cela que les périodes d'essai sont mises en place pour les salariés.
Si la collaboration se passe à merveille, vous pourrez alors remercier le cabinet de recrutement de vous avoir trouvé votre perle rare.
Le milieu des cabinets d'avocat étant un environnement stressant, il y a différentes possibilités afin de conserver ses salariés dans les meilleures conditions.
Le rôle de l'assistante juridique étant très important au sein du cabinet d'avocats, il est donc nécessaire de lui fournir un environnement agréable pour travailler quotidiennement.
- Que ce soit en lui aménageant un bureau pratique
- En lui aménageant des horaires de travail adaptés à sa vie personnelle
- En lui proposant des avantages sociaux comme les tickets resto par exemple
- Ou alors en la remerciant de sa collaboration avec des primes sur le chiffre d'affaires annuel du cabinet
Les avocats étant des professionnels très occupés et rarement présents derrière leurs salariés, ce sont des petites choses qui font que les salariés se sentent considérés au sein de l'entreprise.
Un environnement adapté et de confiance doit être indispensable pour une collaboration entre les avocats et leurs assistantes juridiques.
Nombreux avocats ne considèrent pas les assistantes juridiques comme un pilier important du cabinet alors que dans ces mêmes cabinets, le travail serait beaucoup plus lent et inefficace sans leur service.
Il est donc important de considérer votre assistante juridique comme un membre important de votre équipe.
Réussir sa recherche d’assistante juridique : à portée de main avec la bonne méthode
Réussir sa recherche d'assistante juridique n'est pas chose facile.
C'est pourquoi il y a de nombreuses astuces afin de comprendre quels sont vos besoins et donc le profil adapté à votre offre d'emploi
Les compétences indispensables sont également à prendre en compte afin de réussir une parfaite collaboration.
Que vous recrutiez en interne ou que vous fassiez appel à un cabinet de recrutement pour faciliter votre recherche d’assistante juridique, vous pourrez alors trouver votre perle rare.
