Quelles sont les qualités d’une secrétaire juridique ? Dans un cabinet d’avocats, une étude notariale ou bien au sein d’un service juridique d’entreprise, une secrétaire juridique joue un rôle très important.
Elle s’occupe de toute la partie administrative et juridique.
Son travail consiste à gérer l’accueil téléphonique et physique, à gérer les dossiers clients et à faire le lien avec les différents interlocuteurs (avocats, collaborateurs, notaires, experts, greffes, etc…).
Mais quelles sont vraiment les qualités nécessaires pour faire ce métier qui nécessite des connaissances spécifiques ?
La secrétaire doit être rigoureuse, discrète, avoir de bonnes connaissances administratives et connaître le langage juridique sur le bout des doigts.
Les compétences attendues dépassent donc celles d’une secrétaire administrative classique.
Dans cet article, nous allons découvrir quelles sont les qualités d’une secrétaire juridique en mettant en lumière trois atouts essentiels : l’organisation, la maîtrise administrative et les connaissances juridiques.
Pourquoi la rigueur est-elle essentielle en tant que secrétaire juridique ?
Une organisation impeccable afin d’optimiser sa manière de travailler
Dans le quotidien d’une secrétaire juridique, l’organisation n’est pas simplement une qualité essentielle, c’est une nécessité afin de ne pas se faire submerger de travail.
Entre la gestion des rendez-vous sur l’agenda, celle des documents, des courriers, des mails, des dossiers clients, le respect des délais de procédure et la communication entre chaque partie, il est important d’organiser ses journées de manière claire et précise.
Une bonne organisation permet d’être plus productive, de réduire le stress et d’éviter des erreurs qui peuvent avoir de graves conséquences dans le domaine juridique, surtout au niveau de la gestion des délais.
Quelles sont les qualités d’une secrétaire juridique ? L’organisation fait sans doute partie des premières à citer.
Cela demande de savoir prioriser ses tâches, prévoir les urgences et utiliser des méthodes simples comme des listes de tâches, la gestion numérique des documents ou bien de classer au fur et à mesure des dossiers et différents documents.
Dans la plupart des cabinets, des logiciels de gestion sont mis en place afin de faciliter la vie de toutes les personnes qui s’en servent (gestion des dossiers, modèles d’actes, gestion de l’agenda, rappel des tâches, parapheurs, etc…).
Une secrétaire juridique bien organisée facilite le bon déroulement du travail au sein du cabinet et assure que toutes les procédures se passent sans problème.
Une bonne secrétaire juridique retire donc une charge mentale importante aux avocats pour qui elle travaille.
Une liste des tâches à cocher quotidiennement est par exemple une manière de pouvoir s’organiser suivant l’importance de chacune des tâches reliées, cette fonction est disponible sur la plupart des logiciels de gestion pour les cabinets d’avocats.
Une gestion de dossiers clients irréprochable
Chaque dossier client correspond à une affaire unique, strictement confidentielle, qui demande une grande attention et une bonne organisation.
La secrétaire juridique s’occupe donc de manière quotidienne de gérer, suivre et mettre à jour ces dossiers.
Elle doit s’assurer que chaque papier, contrat, acte, courrier, ou bien pièce du client est bien classé et facilement accessible si besoin (si le cabinet utilise un logiciel de gestion, chaque document sera donc conservé dans le dossier concerné en numérique et en version papier).
La moindre erreur ou oubli peut entraîner des retards ou des problèmes pour le cabinet.
Ce n’est pas juste une question de ranger correctement les papiers : il faut aussi gérer en toute confidentialité les données des clients, de leur dossier et respecter les règles de conservation des pièces et de la procédure.
Une gestion irréprochable des dossiers permet aux avocats ou aux juristes de se concentrer pleinement sur le fond des affaires, en toute sérénité - un atout essentiel à considérer lorsqu’on s’interroge sur quelles sont les qualités d’une secrétaire juridique.
Quelle qualité de secrétaire juridique est réellement indispensable ?
Maîtriser les procédures en toutes circonstances
Dans le domaine du droit, chaque démarche doit respecter des règles précises, des délais stricts et des procédures établies par la loi.
La secrétaire juridique doit donc connaître parfaitement le fonctionnement des tribunaux, les étapes d’un dossier contentieux ou non, ainsi que les formalités à respecter (significations, dépôts, délais de recours en cas d’appel, etc…).
Maîtriser ces procédures permet d’anticiper les besoins des avocats, de préparer les documents à temps et d’éviter les erreurs qui pourraient mettre en péril un dossier (surtout en cas d’appel).
Cela concerne aussi bien la rédaction de courriers, de conclusions ou bien de rapports d’expertise, que le dépôt de pièces sur des plateformes spécialisées, comme le RPVA (plateforme utilisée par les avocats pour communiquer des éléments de procédure entre confrères et au greffe des tribunaux).
Quelles sont les qualités d’une secrétaire juridique ? La maîtrise des procédures juridiques en toutes circonstances est sans aucun doute l’une des plus importantes. C’est cette connaissance qui va distinguer une secrétaire juridique expérimentée d’un profil plus généraliste.
Quelles sont les qualités d’une secrétaire juridique côté administratif ?
Comprendre et gérer l’accueil téléphonique et physique
L’accueil téléphonique d’un cabinet d’avocats doit être personnalisé, suivant les usages du cabinet (cahier d'appels, note dans le logiciel avocat utilisé, horaires d'ouverture du standard différents).
Il est très important que la secrétaire qui réceptionne les appels connaisse les clients du cabinet, les procédures, le vocabulaire juridique et les habitudes de travail des avocats pour lesquels elle/il travaille.
On ne répond pas à un client d’avocat comme à un client que l’on rencontrerait dans d’autres professions !
Plus généralement, la réception des appels ne se limite pas à la prise de messages ou au filtrage des appels, il faut savoir aussi obtenir les bonnes informations et juger du degré d’urgence et ce, afin de mieux renseigner le client ou tout intervenant.
Quelles sont les qualités d’une secrétaire juridique ? La capacité à gérer l’accueil avec professionnalisme, discrétion et réactivité en fait indéniablement partie.
L’accueil physique est l’atout majeur de l’image que veut véhiculer le cabinet.
La secrétaire juridique doit être irréprochable sur plusieurs points :
- Être souriant(e) ;
- Établir un contact visuel ;
- Saluer le visiteur ;
- S’enquérir de l’identité du visiteur ;
- Vouvoyer le visiteur ;
- Avoir une bonne élocution. Évitez les réponses du style « Pourquoi êtes-vous là » « L’avocat n’est pas là» ;
- Être disponible. Une bonne secrétaire juridique interrompt toujours ses tâches, dès qu’une personne se présente à la réception et se lève de son poste de travail ; Elle ne passe pas d’appel téléphonique personnel devant le visiteur.
S’occuper de l’agenda du cabinet
L’agenda doit être consulté tous les jours, voire plusieurs fois par jour. Une date est vite oubliée.
Suivre une procédure consiste à en vérifier toutes les étapes (Audiences d’orientation, mises en état, audiences de plaidoirie etc…), ce qui implique une vigilance à toute épreuve.
• Dates (Rendez-vous, audiences d’orientation, mises en état, renvois, audiences, délibérés, etc...)
• Délais (Délivrances et enrôlements d’assignation, clôtures, appels, oppositions, etc...)
De façon générale et selon la taille du cabinet, chaque début ou fin de semaine, le cabinet se réunit pour préparer les dates à venir (Ex. Les audiences d’orientation / mises en état / audiences / rendez-vous / expertises, etc... pour la semaine suivante).
C’est à ce moment-là que l’avocat vous indique quel dossier nécessite un renvoi à une mise en état, une demande de clôture ou de fixation à plaider et selon l’état d’avancement de la procédure.
L’agenda doit par conséquent être tenu de façon rigoureuse afin d’être sûre de ne rien oublier. C’est un bon exemple à mentionner quand on se demande quelles sont les qualités d’une secrétaire juridique en milieu professionnel.
Trouver son organisation concernant le classement et l’archivage
Chaque jour, le cabinet reçoit des courriers, pièces, conclusions ou tout autre document afférent à ses dossiers.
Afin d’éviter tout retard, il est indispensable pour la secrétaire juridique de classer très régulièrement tous les documents.
L’idéal est de procéder à un classement hebdomadaire afin de ne pas se laisser déborder.
Avant cela, il est essentiel et selon les usages du cabinet de numériser les documents importants en les renommant afin de les classer dans les dossiers informatiques.
Dès qu’un dossier est finalisé, c’est-à-dire que la procédure est DÉFINITIVEMENT terminée (Jugement dernier ressort, Arrêt Cour d’appel ou arrêt de Cour de cassation selon les cas), l’archivage est effectué par une numérotation précise (Très souvent par année et numéro de dossier), en tenant un cahier répertoriant tous les dossiers archivés.
Le délai de conservation est de 5 ans, mais généralement l’avocat conserve les archives bien plus longtemps. L’archivage peut intervenir aussi informatiquement via un logiciel avocat (SECIB, KLEOS, etc…).
Quand le dossier est terminé, le client peut venir au cabinet récupérer ses pièces et il convient de lui faire signer une décharge avec le détail des pièces rendues. S’il ne vient pas, lui envoyer par RAR avec un courrier listant les pièces et préciser que les dossiers sont conservés 5 ans.
Ce souci de rigueur dans le classement et l’archivage est révélateur de quelles sont les qualités d’une secrétaire juridique compétente et fiable.
La connaissance des termes juridiques et outils informatiques : essentielle
Avoir un lexique juridique varié : une qualité de secrétaire juridique qui se fait remarquer
Dans un environnement comme les cabinets d’avocats, où chaque mot a son importance, il est essentiel de maîtriser le vocabulaire juridique.
La secrétaire juridique doit connaître et comprendre les termes techniques utilisés dans les actes, les courriers et les procédures pour les rédiger correctement, relire attentivement et éviter toute erreur qui pourrait avoir des conséquences non négligeables.
Connaître les principales branches du droit (civil, pénal, commercial, etc...), les notions de base (assignation, ordonnance, jugement, etc…) et les expressions courantes permet d’être plus efficace et autonome.
Cette compétence est également précieuse pour communiquer avec les clients, qui attendent des réponses claires, précises et rassurantes.
Dans les cabinets d’avocats, et parmi les autres professionnels du droit également, des termes précis sont utilisés afin de parler des affaires.
Dans chaque domaine d’expertise, on retrouve des termes particuliers qu’il conviendra de connaître.
Des bases de droit peuvent aider, sinon il existe des lexiques juridiques afin de comprendre chaque mot qui pourrait être utilisé lors de votre carrière de secrétaire juridique.
Comprendre l’utilisation d’un logiciel de gestion cabinet
Les cabinets d’avocats et les services juridiques utilisent aujourd’hui des logiciels de gestion spécialisés pour gérer leurs dossiers, planifier les rendez-vous, rédiger des actes juridiques ou suivre l’avancement des procédures.
La secrétaire juridique doit être à l’aise avec ces logiciels, qui peuvent inclure des fonctionnalités de gestion de dossiers client, de gestion de documents ou de suivi des temps passés et des factures.
Que ce soit des logiciels généralistes comme SECIB, KLEOS ou le RPVA, ou des outils plus spécifiques, la maîtrise des logiciels de gestion fait partie des incontournables qualités d’une secrétaire juridique.
Une bonne maîtrise de ces outils permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs dans le traitement des dossiers et de garder une trace précise de chaque action effectuée.
Des formations spécifiques existent afin de pouvoir être à l’aise avec ces logiciels.
Les logiciels avocats s’utilisent tous à peu près de la même manière et comportent les mêmes fonctionnalités.
La plupart sont également reliés au RPVA, ce qui permet de suivre la procédure en reliant les dates ou documents importants au dossier client directement.
Le RPVA - un élément indispensable dans la plupart des cabinets d’avocats
Le Réseau Privé Virtuel des Avocats (RPVA) est aujourd’hui un outil essentiel dans la majorité des cabinets d’avocats.
Il permet d’envoyer des actes en toute sécurité, de déposer des pièces auprès des greffes des tribunaux et de consulter les dossiers juridiques.
Pour une secrétaire juridique, savoir utiliser le RPVA, c’est participer activement au suivi des procédures judiciaires, en lien direct avec les tribunaux et les autres professionnels du droit.
Une mauvaise utilisation du RPVA peut entraîner des retards, le rejet de documents ou même des erreurs dans la procédure, qui pourraient avoir des conséquences importantes.
Il est donc crucial de maîtriser ses fonctionnalités.
Ce savoir-faire est de plus en plus recherché, car il témoigne d’une expertise adaptée aux réalités du métier.
Il existe des formations auprès de centres privés afin de se former aux usages du E-BARREAU.
Le site du E-BARREAU comporte diverses fonctionnalités et nécessite une formation afin de pouvoir effectuer le travail de secrétaire juridique correctement.
De plus en plus d’avocats confient à leurs secrétaires la gestion du RPVA (le relevé des courriers, des dates d’audiences, des reports de dates, des envois de pièces adverses, etc…).
C’est donc un indispensable du métier.
Quelles sont les qualités d’une secrétaire juridique à privilégier ?
Les qualités d’une secrétaire juridique vont bien au-delà des tâches administratives classiques. Ce métier exige à la fois une solide connaissance du droit, une grande rigueur, et une polyvalence indispensable pour répondre aux exigences d’un cabinet ou d’une étude.
La secrétaire juridique joue un rôle central dans la gestion des dossiers, l’accueil des clients, la communication avec les juridictions et la rédaction de documents juridiques. Elle doit maîtriser les outils numériques, comprendre le vocabulaire juridique, et savoir s’adapter à des environnements complexes et évolutifs.
Être une bonne secrétaire juridique, c’est aussi savoir allier organisation, sens du contact et compétences techniques, tout en respectant la confidentialité et les codes du monde judiciaire. En résumé, quelles sont les qualités d’une secrétaire juridique ? Ce sont justement celles qui font d’elle un pilier discret mais essentiel, capable de faciliter et de sécuriser le travail des professionnels du droit au quotidien.
