Intro : Ne vous êtes-vous jamais demandé à quoi ressemblerait votre journée type si vous veniez à travailler en cabinet d’avocat.
Est-ce que votre journée serait identique à celle d’une secrétaire administrative classique ?
Nous allons vous décrire en 3 grands points le déroulé d’une journée type en tant que secrétaire juridique au sein d’un cabinet d’avocat.
Début de journée d’une secrétaire juridique : organisation et gestion des priorités
Vérification de l’agenda : gestion des rendez-vous et des audiences
Le quotidien d’une secrétaire juridique en cabinet d’avocat va être rythmé par différents délais à respecter.
Le premier réflexe de la secrétaire doit être de vérifier l’agenda où se trouve les différentes heures de rendez-vous internes et externes ainsi que les heures d’audience au tribunal.
Il faudra veiller à ce que les dossiers correspondant aux différents rendez-vous soient bien sortis et mis à disposition de l’avocat concerné.
Concernant les audiences, il faudra également vérifier que tous les dossiers nécessaires aux déplacements des avocats au tribunal soient dehors.
Préparation des dossiers : vérification des pièces avant le départ de l’avocat au tribunal
Une fois les dossiers sortis pour les audiences, il conviendra de vérifier que toutes les pièces et documents importants se trouvent à l’intérieur afin que les avocats n’aient pas de mauvaise surprise au tribunal.
Il faudra également vérifier que les dernières pièces et actes juridiques ont bien été communiqués à la partie adverse avant l’audience.
Il peut arriver que l’avocat vous dicte un courrier urgent de dernière minute qu’il conviendra de communiquer à la partie adverse et de mettre dans le dossier pour le tribunal.
Traitement des emails et du courrier : prioriser les urgences et répondre aux demandes
Une fois vos vérifications effectuées sur les dossiers de la journée, vous pourrez alors vous concentrer sur les mails reçus des clients et des avocats.
De manière générale, les avocats effectuent une première lecture des mails puis vous transfèrent soit une réponse à communiquer au client, soit une tâche à effectuer dans leur dossier.
Certains cabinets fonctionnent avec un logiciel spécifique qui permet de rattacher les mails directement dans les dossiers clients avec une simple manipulation de votre part.
Si tel est le cas, vous devrez alors analyser les mails du ou des avocats afin de répartir les demandes dans les différents dossiers clients.
Une fois cette tâche effectuée, en général cela envoie une notification à l’avocat qui va donc pouvoir regarder les mails directement dans les dossiers clients, dans le cas contraire il conviendra de l’avertir via un “parapheur”.
Au cours de la journée d’une secrétaire juridique :
Accueil client : physique et téléphonique
Même si la plupart des échanges se font maintenant par mail, il arrive que les clients prennent rendez-vous directement auprès de l’avocat.
Certains cabinets auront donc une salle d’attente consacrée aux clients.
Il conviendra alors de les accueillir convenablement, avec une proposition de boisson si cela se fait dans le cabinet où vous travaillez.
Une fois le client en salle d’attente, vous pourrez alors prévenir l’avocat par mail ou par téléphone de son arrivée.
En cabinet, vous avez également la possibilité de gérer le standard téléphonique.
Il conviendra alors de retirer le répondeur si nécessaire dès votre arrivée.
Certains cabinets font le choix de privilégier les gestions externes de leur standard téléphonique afin de mettre la priorité sur les tâches urgentes du personnel administratif.
Dans ce cas-là, vous ne recevrez que les appels importants qu’il conviendra de transférer à l’avocat concerné.
Rédaction de divers documents en mettant la priorité sur les dictées urgentes : courriers, actes juridiques, conventions, etc…
80% des secrétaires juridiques en cabinet d’avocat sont appelées à effectuer de la retranscription de dictées numériques.
Les avocats utilisent alors un dictaphone qui leur permet de répondre rapidement aux mails des clients et de dicter également le contenu des actes juridiques (conclusions, assignations, requêtes, etc…).
Dans les logiciels de gestion des dictées numériques, vous aurez la possibilité d’apercevoir le logo urgent qui mettra en avant une dictée en particulier même si celle-ci a été déposée après d’autres déjà en cours.
Votre travail sera alors de traiter en priorité la dictée urgente.
Vous pourrez par la suite enchaîner sur les différentes dictées avec en général une pile de dossiers qui correspondra à celle-ci.
Des options proposent d’externaliser le système de retranscription via des secrétaires à distance mais cela reste majoritairement traité en interne par la secrétaire juridique..
Communiquer avec les avocats afin de valider les dossiers en cours et les relances à effectuer
Tout au long de votre journée, vous allez pouvoir faire un point sur les dossiers en cours avec l’avocat concerné.
Si un dossier n’avance pas, ou si des pièces sont dans l’attente depuis un certain moment, vous pourrez alors en discuter avec l’avocat pour pouvoir relancer le client avec son approbation.
Il se peut également que vous vous chargiez de la facturation, vous pourriez alors relancer les impayés avec l’accord de l’avocat.
Fin de journée d’une secrétaire juridique : vérifications et anticipations pour le lendemain
Cocher les tâches accomplies et vérifier les rappels à effectuer plus tard
Que vous utilisiez un logiciel spécifique ou non, l’organisation sera le maître mot de votre travail.
Se noter des rappels et des tâches à effectuer vous aidera au quotidien.
En fin de journée, vous pourrez donc cocher les tâches effectuées afin d’avoir un aperçu sur les tâches qu’il vous reste à faire.
Les rappels pourront servir pour les délais importants dans certains dossiers.
Il conviendra alors de vous noter ces rappels afin de ne pas oublier et laisser passer des délais importants.
Classement et/ou archivage : remettre les dossiers traités en place ou préparer pour l’archivage si le dossier est terminé
Une fois les courriers ou actes rédigés dans un dossier, vous pourrez alors ranger celui-ci à sa place ou le laisser dehors si c’est un dossier qui part en audience le lendemain.
Attention : il arrive que des dictées concernent un dossier qui partira en audience le lendemain ou alors un rendez-vous client au cabinet ou en extérieur (ex : avec un expert), veillez à bien vérifier cela avant de ranger le dossier dans sa “case”.
Cela évitera à l’avocat de chercher dans tout le cabinet au moment voulu.
Préparation du lendemain : se noter les urgences et mettre à jour l’agenda si nécessaire
Vous entendrez beaucoup de fois le mot “URGENCE” au sein d’un cabinet d’avocat.
C’est un milieu où les délais plus ou moins longs rythment la vie du cabinet.
Si vous n’avez pas eu le temps de gérer une urgence sur votre temps de travail, pensez à vous noter de le faire dès votre arrivée le lendemain.
Pensez donc à vous faire des petites notes (dans votre agenda, sur les rappels, avec un post-it…)
Avant de quitter le cabinet, vérifiez une dernière fois l’agenda pour le lendemain car il se peut que les audiences se déroulent plus tôt que vos horaires de travail (exemple : 8h).
Plus vous serez organisée, plus votre travail sera structuré et ceci est important en cabinet.
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